En rapport

En rapport skall som namnet antyder rapportera om något för någon. Detta något kan vara en redovisning av ett arbete som utförts på uppdrag, så att beställaren av arbetet kan få reda på fakta om detta arbete. Det kan vara en redovisning av ett vetenskapligt arbete, där man vill redovisa de slutsatser som man kommit fram till för andra vetenskapsmän. Det kan vara en redovisning om ett besök hos en kund. Anledning till att skriva en rapport kan vara många, och det som skiljer rapporterna åt är vem som skall läsa dem och syftet med rapporten.

Det finns vissa vedertagna regler som används i den vetenskapliga sfären när vetenskapsmän skall redovisa sina upptäckter. Vetenskapen ställer vissa krav på ett vetenskapligt arbete, om det som arbetet lett fram till skall accepteras som fakta och underlag för nya arbeten. Ett arbete blir inte erkänt av andra vetenskapsmän om inte dessa kan återskapa arbetet. De krav som ställs på vetenskapliga rapporter är att vem som helst som läser rapporten också skall kunna göra om arbetet och kunna bedöma resultatet .

Rapporter i andra sammanhang än vetenskapliga kan utformas lite mera fritt, men för att uppnå sitt syfte med rapporten så måste den utformas på lämpligt sätt med tanke på läsaren av rapporten. Ett bra sätt att skriva denna typ av rapporter på, är att ha den vetenskapliga rapportens upplägg som grund och ta med de delar som är lämpliga för rapportens syfte. Av denna anledning så kommer strukturen i en vetenskaplig rapport att redovisas här.

Det finns en internationell accepterad grundstruktur för en vetenskaplig rapport, och denna struktur täcker upp de delar som krävs. Sedan kan ytterliggare delar ingå som då helt styrs av syftet och ämnet för rapporten. Det är denna grundstruktur som redovisas här.

• Titelblad

• Sammanfattning

• Innehållsförteckning

• Introduktion till problemområdet

• Litteraturgenomgång och preciserat problem

• Metodbeskrivning

• Resultatbeskrivning

• Diskussion

• Litteraturförteckning

• Bilagor

Skall innehålla titel på arbetet, en titel som skall vara kortfattad men ändå beskrivande av det som rapporten handlar om. Titeln kommer att vara en referens till rapporten och skall därför utformas med omsorg, tänk på att välja nyckelord i titeln så att sökningar efter rapporten underlättas. Det rekommenderas att forma den slutgiltiga titeln när hela rapporten är färdig.

Vem som har skrivit rapporten skall framgå, alltså författarens eller författarnas namn, i bokstavsordning.

Vem är det som har utgett rapporten, ett förlag, en organisation, ett företag eller författaren själv. Detta anges tillsammans med utgivningsort och utgivningsdatum.

För att väcka intresse för rapporten, d.v.s. att få läsaren att vilja ta del av densamma, så kan en bild eller annan illustration också finnas på titelsidan. Men detta får inte hindra eller skymma faktauppgifterna enligt ovan.

Här sammanfattas hela rapporten, och är en kort beskrivning av utgångspunkter och preciserade problem, hur arbetet har genomförts, vilka som deltagit, de viktigaste resultaten och slutsatserna. Sammanfattningen skall vara utformad så att läsaren kan bilda sig en uppfattning om rapportens innehåll och om dess resultat, och om det finns intresse att läsa vidare om detaljerna. Utformas så att den kan stå fristående, som just en sammanfattning av hela rapporten, hänvisa inte till andra delar av rapporten. Ingen information skall tagas med som inte finns belagd i rapporten.

Sammanfattningen skrivs sist, för att den skall uppfylla de krav som ovan angivits.

Om det finns ett behov att speciellt tacka personer som hjälpt till i arbetet, men som inte är medförfattare, eller som på annat sätt möjliggjort arbetet. Då skall detta göras i ett förord som placeras efter sammanfattningen.

En förteckning på rubriknivå över de avsnitt som följer efter just innehållsförteckningen. Det är dessa avsnitt som är den riktiga rapporten, och det är för att läsaren snabbt skall kunna hitta till olika avsnitt och sidorna för dessa, som innehållsförteckningen skapas. Genom att använda en lämplig rubriksättning så fås en bra struktur och därmed en bra innehållsförteckning.

Här anges syftet med arbetet som rapporten handlar om, beskriver problemområdet och varför författaren(-arna) är intresserade av detta. Beskriver varför det är angeläget att arbetet utföres och på vilket sätt som arbetets resultat kan komma till nytta för andra. Rubrik för detta kan vara Introduktion, Bakgrund eller Inledning.

En redovisning av den litteratur och de teorier som författaren(-arna) har läst som underlag för sitt arbete. Även en sammanfattning och analys av den nuvarande kunskapen som finns inom det berörda området. Detta leder fram till en precisering av det problem som författaren(författarna) vill arbeta med, d.v.s. en presentation av " vad " som skall undersökas. Detta kan vara en teori som författaren(författarna) har och som genom arbetet skall vederläggas eller förkastas. Rubriken på detta avsnitt skall försöka täcka in just detta " vad " som skall bearbetas.

Här beskrivs " hur " författaren(författarna) går tillväga för att bearbeta problemet och komma fram till ett resultat och möjligtvis en slutsats. Det är väsentligt att beskriva arbetet så att läsaren skulle kunna utföra arbetet själv genom att läsa detta avsnitt. Här finns en viktig del i just det vetenskapliga, att kunna reproducera arbetet och få samma resultat och eventuella slutsatser som författaren(författarna) själva gjort, och därmed bekräfta eller förkasta detta. Det är viktigt att här ta med det som man undersökt, men också det som inte undersökts, för att läsaren skall kunna bedöma och värdera metoden och de resultat som framkommit.

Denna beskrivning skall vara för att besvara de frågeställningar som det preciserade problemet i tidigare avsnitt, ställt. Genom analys av arbetet och dess resultat kan sedan slutsatser göras, och dessa blir som en sammanfattning av dessa resultat. Detta skall ställas mot det preciserade problemet och klargöra om det blivit löst.

En reflektion över arbetet, värdera det egna arbetet utifrån hur det fungerade. Här anges saker som inträffat under arbetet, saker som inte fungerade, och hur de kan ha påverkat resultaten eller inte. Motivera varför dessa kan eller inte kan påverka de resultat som framkommit. Ett resonemang hur teorierna och de kunskaper som fanns innan arbetet stämmer överens med de resultat som framkommit i arbetet. Behövs det nya teorier för att förklara arbetets resultat?

Här anges "förslag till fortsatt arbete" som detta arbete pekar på, antingen genom resultaten eller genom brist på resultat.

En förteckning över de författare och publikationer som författaren(författarna) hämtat sin kunskap från i de olika avsnitten. Här tas med endast de författare och publikationer som refereras i de olika avsnitten. I de olika avsnitten anges författaren och årtal, och i litteraturförteckningen beskrives referensen fullständigt med:

• författare,

• utgivnings år,

• titel, kursiverad

• förlag eller utgivare,

• vilken utgåva,

• utgivningsort,

• ISBN nummer.

Förteckningen skapas genom att ordna författarna i bokstavsordning efter deras efternamn. Finns flera författare till publikationen anges alla efter den ordning som finns på publikationen.

Ex:

Streeten,P. (1981) Development Perspectives. London: The MacmillanPress Ltd.

Miller,R.M. (1974) The Meaning of Development and Its EducationalImplications.

I:Ward,F.C. (red) Education and Development Reconsidered . New York:Preager Publishers.

Rondinelli,D.A. (1986) Urban Transition and Agricultural Development:Implications for International Assistance policy. Development andChange , Vol 17, Nr 2, sid 231-263.

ILO (1977) Empoyment, Growth and Basic Needs. New York: PreagerPublishers.

Ordnas i den ordningen som de nämns i texten, och numreras löpande. I bilagorna skall inte finnas något som är väsentligt för arbetet, detta skall finnas inne i rapporten. Bilagor är normalt bakgrundsmaterial som t.ex. frågeformulär som använts.

Man skall skriva med egna ord, göra en berättelse av den kunskap som fanns innan rapporten och den kunskap som funnits med arbetet som rapporten beskriver. Resultat och slutsatser skall även berättas med egna ord, tabeller skall förklaras och utifrån tabellen i ord beskriva vad som är viktigt att läsaren skall uppmärksamma. Det som författaren(författarna) anser viktigt och som sedan kommer att användas för slutsatserna, skall poängteras. Beskrivningar och rubriker skall hålla en "röd tråd" genom hela materialet.

Bilder och tabeller skall numreras och ges en beskrivande "titel", skall finnas i anslutning till den text som de skall illustrera.

Generellt skall rapporten struktureras så att den blir överskådlig, lättläst och framförallt "vilja bli läst". Blanda inte för många stilar i texten, ej för mycket fetstil och kursiverad stil så att det blir plottrigt

En vanlig, alltså inte en vetenskaplig, rapport kan ha samma upplägg som den vetenskapliga, det är aldrig fel. Orsaken till att den vetenskapliga rapportens struktur ser ut som den gör, är att säkerställa att allt väsentligt tages med för att bedöma arbetet. Men en vanlig rapport har normalt inte de krav på sig som vetenskapen ställer. Här kan kraven vara att den skall vara enkel och snabb att komma in i och få fram de väsentliga punkterna.

För vem och i vilket syfte skrivs rapporten, är de frågor som skall besvaras först, därefter formas rapporten från svaren på dessa frågor. Vilken fråga ställs först? Syftet med rapporten kommer att påverka dess struktur, medan målgruppen påverkar vad som tages upp och den språkliga utformningen. Vi skall nu titta lite närmare på dessa två frågor och vad de kan leda till.

Syftet med rapporten kan vara att den skall dokumentera en händelse för framtida referens, t.ex.

• kundens felanmälan och åtgärder för att avhjälpa felet.

• eller det kan vara en kollega som vill ha en rapport över läget på projektet som du håller på med.

• det kan vara ett uppdrag att rapportera om företagets framtida strategi om marknadsföring, att framlägga för ledningsgruppen på företaget.

• en rapport över design och installation av ett nätverk, med servers, klienter, program och kabeldragning, alltså en rapport som blir en dokumentation av hur det ser ut i verkligheten och hur olika komponenter samarbetar för att uppnå ett specifikt resultat.

• en rapport kan vara underlag för beslut om investeringar i företaget.

Alla dessa rapporter som ovan exemplifierats kan naturligtvis struktureras som en vetenskaplig rapport. Men det är i de flesta fall att överbearbeta uppgiften.

Ta första exemplet, här krävs faktauppgifter om kunden som namn, adress, telefon nummer, person som anmält felet, beskrivning av felet, vem som tagit emot felanmälan, vem som åtgärdat, resultatet av åtgärden. Detta är vad som faller underrubrikerna preciserat problem och resultatbeskrivning i den vetenskapliga rapporten. Allt annat är inte intressant för denna rapport, möjligtvis en bilaga som kan vara material som kunden lämnat som underlag för felanmälan.

I rapporten över läget i projektet, är redan bakgrund och preciserat problem underförstått, eftersom detta är grund för att projektet pågår. Resultatbeskrivning och eventuellt diskussion är de delar som blir aktuellt för denna rapport.

Däremot rapporten om den framtida strategin och rapport om investeringar kräver en full vetenskaplig rapport med bakgrund, problemställning, nuläget, medel för att komma till ett annat läge, referenser till de bakgrundsmaterial som ligger till grund för den strategi man vill ha.

Rapporten över design och installation är en dokumentation av arbetet för framtida referens, och stora delar av en vetenskaplig rapport behövs för att detta skall kunna användas av någon som inte varit med vid designen och installationen, men som sedan skall underhålla detsamma.

Läsaren av rapporten är oftast den som ger uppdraget att skriva den. Men det kan vara en del av arbetsuppgifterna att dokumentera arbetet i en rapport. I det senare fallet framgår det oftast av arbetsbeskrivningen vem som skall läsa denna rapport, och kanske även vad den skall innehålla. Om du skriver en rapport till någon som besitter samma eller mer kunskaper om det som skall rapporteras, kan rapporten göras enklare än om den skall vara för en mindre kunnig. Är du osäker på läsarens kvalifikationer i ämnet så är det bättre att ta med mer bakgrundsmaterial och inte använda specialuttryck utan att förklara dessa